Vacature Programma Management Assistent  

Beschrijving van de opdracht?

Het Nationaal Groeifonds programma Impuls Open Leermateriaal (IOL) streeft naar een onderwijslandschap waarin leraren toegang hebben tot hoogwaardige, flexibele en kostenefficiënte leermaterialen. Het gebruik van open leermateriaal versterkt de kwaliteit van het onderwijs en maakt   onderwijs meer persoonlijk, relevant en aantrekkelijk voor zowel leerlingen als leraren.   

Voor het programma IOL zoeken wij een ervaren en proactieve Management Assistent die het programmasecretariaat aanstuurt en het Programma Management Team (PMT) ondersteunt. Het programma werkt met meerdere agile teams, een aanzienlijk aandeel zzp’ers en samenwerkingen met externe partners. Jij zorgt ervoor dat de ondersteuning van het PMT en het programma soepel en overzichtelijk verloopt. 

Als Management Assistent ben je de spin in het web: je beheert de agenda en planning van het PMT en zorgt voor goede vergaderondersteuning. Je verdeelt werkzaamheden binnen het secretariaat, stelt prioriteiten en bewaakt dat afgesproken taken tijdig en correct worden uitgevoerd. 

Formeel kom je in dienst bij Kennisnet, maar je werkt volledig voor het programma IOL.  

Kernverantwoordelijkheden

• ​ Regisseren van het werk van het programmasecretariaat  
• ​ Zelfstandig beheren van agenda, planning en vergaderondersteuning voor het PMT 
• ​ Prioriteren van werkzaamheden en opstellen van een heldere werkverdeling binnen het secretariaat 
• ​ Controleren of afgesproken taken tijdig en correct worden uitgevoerd, en waar nodig bijsturen 
• ​ Contactpersoon voor de penvoerder Kennisnet t.a.v. de financiële en administratieve processen zoals inhuur van ZZP’ers en contractverlengingen 
• ​ Bewaken van de kwaliteit van werkprocessen binnen het PMT en de bedrijfsvoeringsprocessen van het programma als geheel.

Kerntaken van het secretariaat 

Naast je eigen verantwoordelijkheden ben je er verantwoordelijk voor dat onderstaande taken op een soepele en nauwkeurige wijze uitgevoerd worden. Hiervoor maak je in overleg een duidelijke taakverdeling. 

Agendabeheer & planning

• ​ Plannen en coördineren van programma brede overleggen, evaluatiegesprekken en afspraken met derden buiten de IOL-organisatie 
• ​ Bewaken van overlap in afspraken en prioriteiten; tijdig signaleren van conflicten in de planning 
• ​ Beheren van de programma brede agenda, inclusief het inplannen van programma brede (Teams-) overleggen zoals lunch & learn-sessies, reviews en I&A-bijeenkomsten 

Programma brede communicatie

• ​ Opstellen en verspreiden van interne programma brede berichtgeving 
• ​ Beheren van interne communicatiekanalen (o.a. Teams, SharePoint, intranet) 
• ​ Beheren van algemene mailboxen en doorzetten van acties naar de juiste medewerker 
• ​ Fungeren als eerste aanspreekpunt voor algemene vragen over het programma.   

Organisatie van programma brede events 

• ​ Coördineren van de organisatie van programma brede bijeenkomsten (in -en extern) 
• ​ Ondersteunen bij de uitvoering van bijeenkomsten   

Documentbeheer

• ​ Beheren en archiveren van PMT-documenten, besluiten en rapportages 
• ​ Bijhouden van een centrale documentenstructuur, inclusief versiebeheer van belangrijke programmadocumenten   

Financiële en administratieve ondersteuning 

• ​ Ondersteunen bij het inkoop- en facturatieproces (relevant vanwege het hoge aandeel zzp’ers) 
• ​ Bewaken van contractoverzichten en verlengingen    

Onboarding 

• ​ Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe zzp’ers en medewerkers (toegang, praktische zaken, introductie in het programma) 
• ​ Beheren van contactgegevens en teamoverzichten    

Kwaliteitsbewaking processen  

• ​ Signaleren van verbetermogelijkheden in de werkprocessen van het PMT en het programma als geheel 
• ​ Bijhouden van sjablonen en standaarden voor documentatie en documentbeheer    

Vereiste kennis en ervaring

• ​ Werkervaring: Minimaal 3–5 jaar ervaring als managementassistent of directiesecretaresse, bij voorkeur op programma- of directieniveau 
• ​ Organisatorisch sterk: Kunt zelfstandig prioriteiten stellen en meerdere agenda’s en belangen naast elkaar managen 
• ​ Proactief & signalerend: Houdt overzicht, ziet knelpunten aankomen (planning, deadlines, conflicten) en onderneemt actie zonder dat dit gevraagd wordt 
• ​ Zelfstandig & regisserend vermogen: Kunt zelfstandig keuzes maken over prioriteiten, het voortouw nemen en durft te delegeren 
• ​ Communicatief vaardig: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden richting PMT, programmateams en externen 
• ​ Stakeholder-sensitief: Kunt schakelen tussen verschillende belangen en rollen (management, coördinatoren, zzp’ers, externe partijen) 
• ​ Digitale vaardigheid: Ervaren met MS Office/Teams/SharePoint; kunt snel inwerken in projecttools zoals Jira, Miro     

Wij bieden

• ​ Een uitdagende, verantwoordelijke rol in het hart van een dynamisch en ambitieus programma, met veel ruimte voor eigen regie en initiatief. Je werkt nauw samen met het PMT in een organisatie met korte lijnen en volop ruimte om processen te verbeteren. 
• ​ 25 vakantiedagen en een bruto maandsalaris tussen € 3.437,84 en € 4.201,80 bij een 40-urige werkweek. Het exacte salaris hangt af van je ervaring en kwaliteiten.  
• ​ 8% vakantiegeld én een flexbudget van 10% van je maandsalaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlofdagen (maximaal 26) of kunt laten uitkeren.  
• ​ Jaarcontract met uitzicht op verlenging passend bij de duur van het programma.  
• ​ Flexibele werktijden. En je kiest zelf de werkplek die het beste bij je werkzaamheden past.  
• ​ Een uitstekende pensioenregeling.  
• ​ Een opleidingsbudget van gemiddeld € 2.475 per jaar.  
• ​ Een goede reiskostenvergoeding.  
• ​ Een bijdrage aan je aanvullende zorgverzekering.  
• ​ Een thuiswerkvergoeding van € 80,- netto per maand, ongeacht het aantal uren dat je (thuis)werkt.  
• ​ Een laptop of bijdrage voor een eigen device naar keuze.  .  

Meer weten of meteen solliciteren? 

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je de spil worden in de organisatie van programma IOL?  

Reageren kan tot en met 30 september. Sollicitaties worden echter doorlopend beoordeeld. Wanneer wij vóór de sluitingsdatum een passende kandidaat hebben gevonden, kunnen wij de vacature eerder sluiten.

Heb je interesse? Dan ontvangen wij je sollicitatie graag zo snel mogelijk via w.matthijsen@openleermateriaal.nl.    

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Wendy Matthijsen. Wendy is bereikbaar via  w.matthijsen@openleermateriaal.nl.    

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. 

---