Vacature Programma Management Assistent  

Wat ga je doen?

In de functie van Programma Management Assistent bij Impuls Open Leermateriaal ben jij een onmisbare spil in de dagelijkse organisatie van het programma. Je bent de rechterhand van het programma-management en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, collega’s goed geïnformeerd blijven en afspraken worden nagekomen. Je houdt moeiteloos overzicht, signaleert tijdig wat nodig is en handelt proactief en oplossingsgericht in een dynamische omgeving. Dankzij jouw vooruitziende blik en zelfstandige aanpak weet je anderen steeds een stap voor te zijn.

In deze rol:

• ​ Organiseer en prioriteer je eigen werk zelfstandig;
• ​ Bewaak je met accuratesse en oog voor detail de kwaliteit van documenten, processen en communicatie;
• ​ Faciliteer je verschillende teams binnen het programma zodat zij zich kunnen focussen op de inhoud.  
• ​ Coördineer je het proces rondom het organiseren van evenementen.
• ​ Heb je oog voor de relatie met interne en externe stakeholders en stem je je communicatie daar zorgvuldig op af. 
• ​ Onderhoud je het contact met regievoerder Kennisnet. 
• ​ Ben je 2x-wekelijks beschikbaar voor een samenwerkdag (dinsdag) bij Kennisnet in Zoetermeer.  

Taken en verantwoordelijkheden in grote lijnen: 

Ondersteuning programmamanagement

• ​ Faciliteren en ontzorgen van het ProgrammaManagementTeam (PMT) bij hun werkzaamheden. 
• ​ Ondersteunen van het stakeholdermanagement, variërend van het organiseren van bijeenkomsten en het plannen van voortgangsgesprekken tot het zorgdragen voor het vastleggen van samenwerkingsafspraken. 
• ​ Plannen van (complexe) afspraken en beheren van agenda’s voor programma collega’s en ProgrammaManagementTeam. 
• ​ Voorbereiden, verslaglegging en bewaken van actiepunten en besluiten bij vergaderingen.  

Informatie- en documentbeheer 

• ​ Bijhouden en structureren van documenten in SharePoint en Teams, inclusief toegangsbeheer. 
• ​ Zorgen dat praktische en organisatorische informatie voor (nieuwe) collega’s actueel en toegankelijk is.  

Communicatie en correspondentie 

• ​ Beheren van algemene mailboxen en doorverwijzen naar de juiste collega. 
• ​ Redigeren en verzenden van interne en externe communicatie. 
• ​ Snel en adequaat verbinden van stakeholders met de juiste contactpersonen.  

Samenwerking en ondersteuning 

• ​ Coördineren van evenementen: organiseren van interne en externe bijeenkomsten waaronder locaties uitzoeken, uitnodigingen uitsturen, deelnemerslijsten bijhouden, draaiboek opstellen, naambadges en andere praktische zaken regelen. Ondersteuning bieden tijdens het event.  
• ​ Uitvoeren van geplande en ad-hoc programma-activiteiten. 
• ​ Zorgdragen voor administratieve processen zoals inkoop, financiën en contractafhandeling. 
• ​ Uitvoeren van het wervings- en onboardingproces voor nieuwe collega’s. 
• ​ Collega’s voorzien van informatie en hulp bij praktische vragen.  
• ​ Proactief bijdragen aan een positieve en ondersteunende werkomgeving.  

Bij de uitvoering van bovenstaande taken werk je nauw samen met de projectsecretaris. Samen verdelen jullie de werkzaamheden, stemmen jullie prioriteiten af en vervangen jullie elkaar waar nodig.

Vereiste kennis en ervaring

• ​ Minimaal een hbo-denkniveau passend bij deze rol, bekwaamheid in het gebruik van Microsoft Office (Teams- en Sharepoint-omgevingen) en ervaring met Agile werken (pré). 
• ​ Meerjarige ervaring in de functie van management assistent in een complexe organisatie met veel hoogopgeleide kenniswerkers.   
• ​ Uitstekende organisatorische vaardigheden en een positieve en proactieve werkhouding.   
• ​ Excellente communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent het visitekaartje van Impuls Open Leermateriaal.      

Wij bieden

• ​ 25 vakantiedagen en een brutomaandsalaris tussen € 3.437,84 en € 4.201,80 bij een 40-urige werkweek. Het exacte salaris hangt af van je ervaring en kwaliteiten. 
• ​ 8% vakantiegeld én een flexbudget van 10% van je maandsalaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlofdagen (maximaal 26) of kunt laten uitkeren. 
• ​ Jaarcontract met uitzicht op verlenging passend bij de duur van het programma. 
• ​ Flexibele werktijden. En je kiest zelf de werkplek die het beste bij je werkzaamheden past. 
• ​ Een uitstekende pensioenregeling. 
• ​ Een opleidingsbudget van gemiddeld € 2.475 per jaar. 
• ​ Een goede reiskostenvergoeding. 
• ​ Een bijdrage aan je aanvullende zorgverzekering. 
• ​ Een thuiswerkvergoeding van € 80,- netto per maand, ongeacht het aantal uren dat je (thuis)werkt. 
• ​ Een laptop of bijdrage voor een eigen device naar keuze.  
• ​ Let op, formeel kom je in dienst bij Kennisnet maar je werkt volledig voor het programma IOL.  

Meer weten of meteen solliciteren? 

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Murielle Renes. Zij vertelt je uiteraard graag meer over het sollicitatieproces. Liever meteen solliciteren? Zij ziet jouw sollicitatie met genoegen tegemoet vóór 15 juni 2026. Murielle is bereikbaar via m.renes@kennisnet.nl of telefonisch op  06-51305466.   

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.